O MANAD é um manual onde constam todas as informações necessárias para a geração do arquivo digital a ser apresentado à SRP (Secretaria da Receita Previdenciária) para ser entregue ao AFPS (Auditor Fiscal da Previdência Social).
As empresas que utilizarem sistema de processamento
eletrônico de dados para o registro de negócios, atividades
econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de
natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária
devem apresentar os arquivos digitais contendo informações
relativas conforme especificação do MANAD.
A empresa deverá manter documentação técnica
completa e atualizada do sistema, suficiente para possibilitar a sua
auditoria, facultada a manutenção em meio magnético, sem
prejuízo da sua emissão gráfica quando solicitada.
O manual que é um anexo das Informações solicitadas pela portaria MPS/SRP Nº 58 estabelece os seguintes arquivos:
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Fornecedores e clientes
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Documentos fiscais
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Comércio exterior
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Relação insumo/produto
Informações Fiscais
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Lançamentos contábeis
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Demonstrações contábeis
Informações Contábeis
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Controle de estoque e registro de inventário
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Controle patrimonial
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Segurados empregados
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Contribuintes individuais e avulsos
Informações Patrimoniais
Informações dos Trabalhadores
As penalidades a que se sujeitam os contribuintes
que mantiverem sistema escritural eletrônico e deixarem de
apresentá-lo à autoridade fiscal no prazo de intimação, ou
apresentá-lo com erros ou omissões será:
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0,5% (meio por cento) do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período, aos que não atenderem à forma em que devem ser apresentados os registros e respectivos arquivos;
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5% (cinco por cento) sobre o valor da operação correspondente, aos que omitirem ou prestarem incorretamente as informações solicitadas.
Quanto ao prazo para apresentação das informações:
Multa equivalente a R$ 115,27, por dia de atraso,
até o máximo de trinta dias, aos que não cumprirem o prazo
estabelecido pela SRF ou diretamente pelo Auditor-Fiscal da
Receita Federal, para apresentação dos arquivos e sistemas.
Os arquivos digitais deverão ser previamente
validados pela empresa, utilizando-se o SVA (Sistema Validador e
Autenticador de Arquivos Digitais), disponível na página da
Receita Federal, para avaliação de sua adequação ao leiaute
exigido no Manual e indicação de eventuais falhas a serem
corrigidas. (http://www.receita.fazenda.gov.br/previdencia/ArquivosDigitais/default.htm)
O SVA, mediante varredura nos arquivos eletrônicos,
irá gerar um código de identificação utilizando o algoritmo
MD5 – “Message-Digest algorithm 5”, podendo ser utilizado a
qualquer tempo para verificação da autenticidade dos arquivos
fornecidos.
As empresas devem se atentar para os inúmeros
riscos relacionados ao não cumprimento desta obrigação
considerando-se o tempo de geração, complexibilidade entre
outras dificuldades do processo como máquina e disposição de
pessoal especializado.
As empresas que optarem por manter os arquivos atualizados pode usufruir dos benefícios como:
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Localização de falhas de processo na geração dos arquivos de forma antecipada;
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Conhecimento dos seus riscos para antecipadamente se propor a melhor estratégia de correção;
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Controle e ajuste dos dados na origem criando-se processos ou correções em seus sistemas;
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Controle dos prazos em uma eventual fiscalização diminuindo desgastes e aumentado qualidade;
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Melhor qualidade dos sistemas de informações das empresas;
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Aderência Sarbanes-Oxley no caso de multinacionais.
